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详细内容

河南理工大学科技园有限责任公司办公用品管理规定(试行)

1、 总则

1.1为加强本公司办公用品管理,节约成本,提高效率,规范流程,明确责任,倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式,特制定本制度。

1.2办公用品分为固定资产类办公用品非消耗性办公用品消耗性办公用品

1.2.1固定资产类办公用品,如:传真机、复印机、电脑、打印机、碎纸机、汽车等。

1.2.2 非消耗性办公用品,如:办公桌、办公椅、计算器、电话机、打孔机、剪刀、纸刀、白板等。

      1.2.3 消耗性办公用品,如:笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、笔芯、公司印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、水性笔、白板笔等。

1.3本制度由公司综合事务部负责编制和修改,由总经理批准。

2、办公用品的申购

2.1公司各部门在每月20日之前进行申购,并将《办公用品申购表》(附表1),报综合事务部相关负责人处。

2.2各部门申购办公用品时,需要部门负责人及分管领导进行签字。

2.3新入职员工,在入职当天发放配套的办公用品,如在入职后一个月内辞职,必须将领取的办公用品全部退回。

2.4新入职行政人员,办公室发放的配套办公用品包括:中性笔、笔记本、文件夹等常用物品。

2.5公司本部各部门所需的办公用品统一由综合事务部采购,私自购买不予报销。

3、办公用品的采购

3.1公司综合事务部根据费用预算,对公司各部门的《办公用品申购表》进行审核且汇总。

3.2公司各部门制定的《办公用品申购表》,汇总后制定《采购计划》报分管领导和总经理审批,后交到综合事务部办公用品专管人员处。

3.3公司综合事务部计划财务部共同选择供货商,通过招标或比价的方式本着物美价廉的原则确定适合的供货商签订长期的供货协议。

3.4公司综合事务部每月对公司各部门产生的费用情况进行汇总分析,定期进行公示。

4、 办公用品的发放

4.1每月4-5日为统一发放所申购办公用品的时间,其它时间不予领取(特殊情况除外)。

4.2公司各部门领取办公用品之,综合事务部做好登记记录

4.3办公用品使用、领用要严格执行以旧换新制度,以最大限度地节省、节约,控制日常办公成本。

5、办公设备管理

5.1公司各部门所需的办公设备(电脑、传真机、电话机、桌、椅、档案柜等办公设备)由综合事务部统一购买。

5.2要求各部门所需的办公设备连同办公用品一并进行申购,由相关领导签字确认后,交予综合事务部,统一购买,其它时间不予申购。

5.3购买办公设备一样要以物美价廉为原则,由综合事务部计划财务部派专人一同购买。5.4公司各部门领取办公设备后,综合事务部综合事务部做好登记记录

5.5各部门将领取回的办公设备,遵循谁使用谁负责的原则,严格按照固定资产管理制度进行管理。

6、考核标准

6.1如未在规定时间内进行申购而影响本部门业务,责任由相关部门承担。

6.2各部门在公司外复印、打印时必须进行登记。

6.3新入职员工如在一个月内辞职,综合事务部必须负责将办公用品及设备收回,否则费用由相关部门承担。

附表1:办公用品申购表

     申购部门:                                 申购时间:   年       月       日

序号

物品名称

数量

规格

单价

备注

1
2
3
4
5
6
7

 部门负责人签字:                                           公司领导审批:

 

 

 

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