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公章使用管理制度(试行)

公章印章使用管理制度(试行)

公司印章是企业合法存在的标志,是企业权力的象征。为了保证公司印章的合法性、可靠性和严肃性,有效地维护公司利益,杜绝违法违规行为的发生,特制定本管理制度。

一、总则

1、各类印章的使用须严格登记程序,完成审批手续后方可用印;不符合规定和不经主管领导签发的文件、资料、合同等,公章保管人有权拒印。

2、任何情况不得携出各类公章或外借。若因工作需要,确须将印章带出,需提交申请,批准后随行二人方可带出。公章带出期间,只可将公章用于申请事由,并对公章的使用承担一切责任

3、各类公章的保管人严格执行公司印章管理制度,不得私自使用公章,不得外借,不因任何人指示、要求而违规用章。

二、公司印章的使用范围

公司的印章主要包括公司行政章、合同章、财务章、董事长(法人)专用个人名章。公司所有印章必须按规定范围使用,不得超出范围使用。

1、公司行政章的使用范围主要为:(1)公司对外签发的文件。(2)公司与相关单位联合签发的文件。(3)由公司出具的证明及有关材料。(4)公司对外提供的财务报告。(5)公司章程、协议。(6)员工调动。(7)员工的任免聘用。(8)协议(合同)资金担保承诺书。

2、公司合同专用章的使用范围主要为:(1)对外投资、合资、合作协议。(2)各类经济合同等。

3、公司董事长(法人)个人名章,主要用于需加盖私章的合同、财务及报表、人事任免等各类文件。

4、财务专用章,主要用于货币结算等相关业务。

5、公司各职能部门专用章仅限于公司内部工作联系使用,不得对外。

三、行政公章使用管理制度

1、公章由公司总经理指定专人负责管理,并掌握使用。使用公章一律登记,要由经办人签字。

2、以公司名义上报、外送、下发的文件、资料、报表等,总经理审阅批准后方可加盖公章并严格登记手续。

3、公司公章一律不外借,印章专管员不在时由总经理指定人代管,双方做好交接手续。

4、公司员工因业务需要使用单位介绍信或授权委托书,由总经理批准并严格登记手续。

5、任何人不得以任何理由要求在内容不全或手写的文件或空白的纸张、介绍信、便函、授权委托书、业务报表上加盖公章,否则由当事人承担一切经济损失,并追究其刑事责任。

6、禁止在手写文件上加盖公章。

7、凡私盖公章或利用公章舞弊者,一经发现给予严厉惩处。

、合同专用章使用管理制度

1、合同专用章由综合事务部专人保管,任何部门、人员不得借用、代用合同章,违反规定造成的后果,由印章保管人负责。

2、凡在授权范围内洽谈的合同,报公司总经理审核盖章,并严格按照登记手续进行登记备案。

3、未经总经理批准,没有经办人签字或者在手写的合同及空白合同上一律不得加盖合同专用章,否则由当事人承担一切经济损失,并追究其刑事责任。

4、凡私盖合同专用章或利用合同专用章营私舞弊者,一经发现给予严厉惩处。

、财务专用章、法人章使用管理制度

1、财务专用章和法人章要由财务负责人负责保管并掌握使用。

2、财务专用章和法人章不能同时交给银行出纳员自行保管和使用。

3、除正常的财务需要用财务专用章和法人章外,其他事项必须经过财务负责人报请公司总经理批准后方可使用并严格登记手续。凡私财务专用章和法人章者一经发现给予严厉惩处,如给公司造成损失,一切责任损失全部由个人承担。

4、任何人不得以任何借口在空白书面上加盖财务专用章和法人章。

本制度从20136月1日开始执行。

河南理工大学泰科资产经营有限责任公司

河南理工大学科技园科技园有限责任公司

2013年5月31日

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